Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Bereitstellung der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem gehören.

Zwecke: Auslieferung der Website, Sicherstellung von Stabilität und Informationssicherheit sowie Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb des Angebots.

Speicherdauer: Die Webserver-Protokolle werden täglich rotiert; regulär werden die 14 zuletzt rotierten Protokolldateien vorgehalten. Das entspricht je nach Rotationszeitpunkt ungefähr 14 bis 15 Tagen. Bei einem konkreten Sicherheitsereignis können betroffene Daten bis zur Aufklärung und Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen länger aufbewahrt werden.

3. Empfänger

Im erforderlichen Umfang erhalten von uns eingesetzte Hosting-, Infrastruktur- und IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter Zugriff auf Daten. Eine Weitergabe an Behörden oder andere Stellen erfolgt nur, wenn wir gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail und Microsoft 365

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Absenderadresse, Inhalt, Zeitpunkt und weitere von Ihnen mitgeteilte Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anfragen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist eine verlässliche Geschäftskommunikation.

Für Empfang und Versand von E-Mails verwenden wir Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online. Dabei verarbeitet Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, Nachrichten- und Verbindungsdaten als Dienstleister. Microsoft kann zugelassene Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, gelten die im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum beschriebenen Schutzmechanismen, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln.

Wir löschen Anfragen, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Vertrags- und buchungsrelevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

4a. Anfrageaufnahme im DJS-Portal und optionale KI

Wenn Sie den KI-Dialog ausdrücklich starten, speichern wir Ihre Eingaben, Rückfragen, Zusammenfassung und den Bearbeitungsstatus in der DJS-Plattform. Der Assistent verwendet die OpenAI-API, um Ihr Anliegen einzugrenzen. Bitte geben Sie keine Passwörter, Schlüssel oder besonders sensiblen personenbezogenen Daten ein. Erkennbare Zugangsdaten, E-Mail-Adressen und bestimmte Telefonnummern werden vor der Übermittlung entfernt; eine vollständige Erkennung kann nicht garantiert werden. Die erst bei der Übergabe erfassten Kontaktfelder werden nicht an die KI übermittelt.

Die Nutzung der KI ist freiwillig und standardmäßig ausgeschaltet. Sie können Ihre Beschreibung im Portal ohne KI aufnehmen, prüfen und absenden oder uns direkt per E-Mail kontaktieren. Die KI erstellt keine verbindlichen Angebote und führt keine Änderungen an Ihren Systemen aus. Ihre Angaben werden erst nach Ihrer Bestätigung als Anfrage Ihrem Kundenkonto zugeordnet. Die kostenlose Aufnahme beinhaltet noch keine zugesagte persönliche Fachantwort; diese richtet sich nach der anschließend vereinbarten Leistung. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Der API-Aufruf verwendet store:false. Das ist keine Zusage, dass OpenAI keinerlei Daten speichert: Anbieterprotokolle zur Missbrauchserkennung können nach den geltenden Einstellungen und Bedingungen weiterhin anfallen. Informationen dazu finden Sie in den OpenAI-Datenkontrollen. Eine ausschließliche Verarbeitung in der EU oder Zero Data Retention wird für diesen Dienst nicht zugesagt.

Die KI-Nutzung ist freiwillig und kann im Dialog über „KI beenden und Angaben prüfen“ beendet werden. Damit werden weitere KI-Aufrufe für diesen Dialog gesperrt; eine bereits erfolgte Übermittlung wird dadurch nicht rückgängig gemacht. Grundlage dieser optionalen Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Der Browserzugriff auf einen begonnenen Dialog endet nach 24 Stunden. Nicht übergebene Dialoge werden danach im stündlichen Bereinigungslauf entfernt, sobald kein KI-Aufruf mehr läuft. Übergebene Anfragen bleiben zur Bearbeitung Ihrem Vorgang zugeordnet.

4b. Registrierung, Kundenmails und Kontoverwaltung

Vor der erstmaligen Übergabe bestätigen Sie die Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise und Ihre E-Mail-Adresse mit einem einmaligen Code. Erst danach wird das Kundenkonto aktiviert und das Anliegen zugeordnet. Wir dokumentieren Textversion und Zeitpunkt der Bestätigung. Die Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung. Die Verarbeitung zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Durchführung angefragter vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Schutz vor missbräuchlicher Nutzung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Anmeldecodes, die Registrierungsinformation und angeforderte Sicherheitscodes werden über Microsoft 365 von ITSupport@dirks-jaeger.systems versendet. Gesprächsinhalte werden nicht in diese Nachrichten aufgenommen. Optionale Benachrichtigungen über neue Antworten sind standardmäßig ausgeschaltet und können getrennt aktiviert oder abbestellt werden. Es gibt kein Marketing-Abonnement.

Die Registrierungsinformation enthält Links zum Abbestellen der Antwortbenachrichtigungen und zur Kontolöschung. Diese Links sind 30 Tage gültig und öffnen zunächst nur die Kontoverwaltung. Die Löschung erfordert zusätzlich einen frischen, zehn Minuten gültigen E-Mail-Code und Ihre ausdrückliche Bestätigung. Anschließend werden alle Sitzungen beendet und das Konto gesperrt. Der stündliche Löschlauf entfernt zugeordnete Inhalte, sofern keine konkret dokumentierte Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Alternativ erreichen Sie uns jederzeit über die oben angegebenen Kontaktdaten.

Anmelde- und Löschcodes laufen nach zehn Minuten ab; abgelaufene Nachweise werden spätestens im Bereinigungslauf nach einem weiteren Tag entfernt. Versandnachweise und verschlüsselte Versandaufträge werden nach 30 Tagen bereinigt. Sicherungen sind vom normalen Portalzugriff getrennt. Vor einer Wiederherstellung werden bestätigte Löschaufträge anhand eines separaten Verzeichnisses gesperrter Konto-IDs erneut angewendet. Einzelfälle gesetzlicher Aufbewahrung werden gesondert geprüft.

5. Speicherung auf Ihrem Endgerät

Die Kundenanmeldung setzt eine technisch notwendige Sitzung mit maximal acht Stunden Gültigkeit und einen Schutz gegen gefälschte Anfragen. Anmeldekennungen werden nicht im LocalStorage gespeichert.

Beim Öffnen der Anfrageaufnahme setzt das Portal ein technisch erforderliches Sitzungscookie und ein Cookie zum Schutz gegen gefälschte Anfragen mit maximal 24 Stunden Gültigkeit. Die Sitzungskennung ist nicht durch Seitenskripte lesbar. Der Gesprächsinhalt wird nicht im LocalStorage abgelegt. Zur Wiederaufnahme im selben Tab nutzt das Portal SessionStorage für den Bestätigungsschritt und gegebenenfalls eine noch nicht bestätigte Texteingabe samt Wiederholungsschlüssel. Dieser Browserstand wird nach erfolgreicher Verarbeitung bereinigt; beim Schließen des Tabs wird SessionStorage vom Browser normalerweise verworfen.

Diese Website setzt keine Analyse-, Marketing- oder Profiling-Technologien ein. Nach aktuellem technischem Stand werden Schriftarten und Bilder lokal ausgeliefert; Karten, Videos und Social-Media-Plugins sind nicht eingebunden.

Wenn Sie das Farbschema aktiv umschalten, wird die Auswahl unter dem Schlüssel theme im LocalStorage Ihres Browsers gespeichert. Dies ist erforderlich, um die von Ihnen ausdrücklich gewählte Darstellung bei weiteren Seitenaufrufen bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). LocalStorage hat kein automatisches Ablaufdatum; Sie können die Auswahl über die Browserdaten löschen. Ein Einwilligungsbanner ist nicht erforderlich, solange keine optionalen Technologien hinzukommen.

6. Verschlüsselte Übertragung

Die Website wird über TLS/HTTPS übertragen. Bitte senden Sie per unverschlüsselter E-Mail keine besonders sensiblen Informationen.

7. Ihre Rechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@dirks-jaeger.systems.

8. Beschwerderecht

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

9. Automatisierte Entscheidungen und Pflicht zur Bereitstellung

Auf dieser Website findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt. Für den reinen Besuch müssen Sie uns keine Daten aktiv bereitstellen; die technischen Verbindungsdaten sind für die Auslieferung erforderlich. Bei einer Kontaktanfrage benötigen wir mindestens eine Rückkontaktmöglichkeit und die zur Bearbeitung nötigen Angaben.

10. Änderungen

Wir prüfen diese Erklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen und mindestens einmal jährlich. Stand: 26. August 2026.